Chat with us, powered by LiveChat

Projecten managen bij CMCG: de schakel tussen klant en specialist

Onze projectmanagers fungeren als spil tussen de klant en ons complete team van specialisten. Projectmanagers werken samen met accountmanagers. Zij onderhouden als team de relatie met de klant en staan altijd in contact met de specialisten over de voortgang van de projecten. Dat vergt kwaliteiten als het overzicht behouden, duidelijkheid creëren, en de controle houden over de tijd en het budget.

De belangrijkste taak van projectmanagers bestaat uit: doelstellingen behalen, afspraken nakomen en het project op tijd en volgens het budget opleveren. Dat klinkt heel simpel, maar in de praktijk ligt dit wat ingewikkelder. Deze taak vraagt om een goede indeling van tijd waarbij het klantencontact, de planning en het uitzetten van werkzaamheden centraal staat.

Klantencontact: wie doet wat?
Allereerst moet duidelijk zijn wat de klant wil. Bij Crossmedia Communicatiegroep krijgen we vaak grote crossmediale projecten. Binnen CMCG onderscheiden we drie niveaus:

  • Strategisch: wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen?
  • Tactisch: wat gaan we daarvoor in zetten?
  • Operationeel: hoe wordt dat uitgevoerd?

Deze werkzaamheden zijn bij CMCG geborgd binnen het ‘primaire proces’. Een processchema, waarin  stapsgewijs wordt uitgelegd ‘wat/als’ en wie daar dan verantwoordelijk voor is.

De strateeg of accountmanager zet de strategie uit en de projectmanager plant de organisatie. De  projectmanager inventariseert in een debriefing wat de klant van CMCG verwacht en wat wij  verwachten van de klant. In de debriefing staan de afspraken, de deadlines, de budgetten en de specificaties. Door goed te debriefen worden de verwachtingen tussen de klant en de  projectmanagers precies op elkaar afgestemd zodat we later niet voor verrassingen komen te staan. Zodra alle afspraken helder op papier zijn gezet kan de projectmanager overgaan tot de planning.

Plannen

Bij het plannen is het ontzettend belangrijk om prioriteiten te stellen. Daarbij vraagt de projectmanager zich af welke projecten er al lopen, hoeveel tijd er per onderdeel nodig is en welke stappen er wanneer in het proces moeten worden genomen. Deze gedetailleerde planning wordt omgezet in een actieplan. Vanuit het actieplan worden de verschillende onderdelen van een project uitgezet bij de specialisten per discipline en bij externe leveranciers. De projectmanagers zijn ook verantwoordelijk voor het eventueel inkopen van externe diensten. De projectmanager neemt dus ook een stukje traffic management voor zijn rekening en regelt daarnaast de verkoop door offertes, orders en facturen op te stellen.

Uitzetten
Bij Crossmedia Communicatiegroep werken diverse specialisten uit verschillende disciplines. Een van de belangrijkste taken bestaat uit het afstemmen van de verschillende disciplines en specialisten. Bij een brochure heb je bijvoorbeeld ontwerp, stramien, opmaak, tekst, fotografie en drukwerk nodig. Al deze verschillende onderdelen zet een projectmanager uit bij specialisten en eventuele leveranciers. Zo wordt ieder project ontleed in kleine onderdelen waarbij de puzzelstukjes later weer in elkaar passen.

Gebruik tools
CMCG werkt volgens de beproefde Agile Scrum methodiek. De term ‘scrum’ komt uit het Engelse  rugby. Het verhoogt de effectiviteit van het team. De kern van Scrum is een multidisciplinair en  zelfsturend team. Samen pakt het team het project op. Iedereen is betrokken bij het plannen, benoemen van blokkades en het verdelen van de taken. Daarbij gaat Scrum ervan uit dat de  benodigde kennis in het team zelf aanwezig is. Volgens deze methode komt CMCG binnen korte  termijnen tot de gestelde doelen. Hiervoor gebruikt CMCG het managementsysteem Asana, een  online projectmanagement tool waarin de taken en agenda’s van verschillende specialisten zijn  opgenomen. Zo heb je een gedetailleerd overzicht van de werkschema’s. Het is via deze tool  gemakkelijk om de status van taken te bekijken en nieuwe taken in te plannen.

Do’s en Don’ts
CMCG heeft inmiddels pakweg 20 jaar ervaring in het managen van projecten. Daarom geven we een paar tips die wij inmiddels als leidraad hanteren.

Do’s:

Gelijke verwachtingen vaststellen in overleg

Wees er van tevoren zeker van dat alle partijen op één lijn zitten. Stel vast wat iedereen verwacht. Kwaliteit is namelijk verwachting minus perceptie.

Deadlines bepalen
Bepaal wanneer je wat afgerond wilt hebben
Iedere schakel vormt een onderdeel van de totale ketting.

Houd iedereen op de hoogte
Door regelmatig updates te verzenden, is iedereen continue op de hoogte van de stand van zaken.

Doe waar je goed in bent

Zorg voor een goede taakverdeling en laat iedereen vanuit zijn of haar specialisme zorgen voor de juiste input.

Don’ts:

Starten zonder debriefing

Als je aan een project begint zonder goed overleg te hebben gevoerd over wat er allemaal moet gebeuren, loop je hoogstwaarschijnlijk tegen onverwachte zaken aan. Daardoor duurt het langer voordat je doel is bereikt.

Niet vooruit kijken
Zonder prioriteiten lopen er teveel projecten tegelijkertijd en raak je het overzicht kwijt. Bepaal op tijd welke taken bij het project komen kijken en het belangrijkst zijn.

Annemieke Smit
Campagne manager

Laat een reactie achter